Ügyfélkapu regisztrációt kétféleképpen lehet kezdeményezni. Egyik módja a személyes megjelenés bármely kormányablakban/okmányirodában, vagy NAV ügyfélszolgálaton. Ilyenkor szükséges az érvényes személyazonosító igazolvány/vezetői engedély/útlevél bemutatása, illetve egy érvényes e-mail cím és egy tetszőlegesen kiválasztott egyedi felhasználónév megadása.

A másik lehetőség az otthonról, elektronikus úton intézhető regisztráció, amely kizárólag új típusú, 2016. január 1. után kiállított személyazonosító igazolvánnyal lehetséges a https://ugyfelkapu.gov.hu/regisztracio felületen keresztül. Az ügyintézéshez szükséges az okmányazonosító (a személyazonosító igazolványon szereplő hat számjegyből és két betűből álló karaktersorozat), illetve a regisztrációs kód (a személyazonosító igazolvány igénylésekor kapott tizenegy, számjegyekből és betűkből álló karaktersorozat). Meghatalmazással történő ügyintézésre ilyen esetben nincs lehetőség.

A regisztrációt követően a regisztrációkor megadott e-mail címre 24 órán belül érkezik egy értesítés a központi rendszertől. Az üzenetben található linkre kattintva az ügyfélnek 5 napon belül szükséges jelszót megadnia. Az ügyfélkapu érvényessége korlátlan, azonban biztonsági okokból 2 évente jelszót kell cserélni, amelyről a felhasználónak e-mail-ben előzetesen emlékeztetőt küld a központi rendszer. Az ügyfélkaput újból aktiválni a jelszó lejártát követő 60 napon túl, csak a regisztrációs szervnél történő személyes megjelenéssel lehetséges.

Az ügyfélkapuval kapcsolatban e-mail cím módosítás, jelszó változtatás, vagy ügyfélkapu törlése otthonról is intézhető. Az ügyfélkapu tárhelyén keresztül különböző hivatalos szervekhez lehetséges üzeneteket küldeni és fogadni. A beérkező ügyfélkapus üzenetekről minden esetben értesítés is érkezik a felhasználó e-mail címére. Hasznos tudni, hogy a tárhelyünkre érkező fontosabb dokumentumokat érdemes áthelyeznünk a tartóstárba, különben azok 30 nap után automatikusan törlődnek.